LE METIER DE LEGAL OPERATIONS OFFICER AU SEIN DE LA DIRECTION DE LA COMMANDE PUBLIQUE

Dans la rubrique « réalité et vie professionnelle » qui devient à ce jour la rubrique « carrières », l’équipe Legislanne vous mettra en lumière un top des 10 métiers dans le secteur des marchés publics après les études de droit. Le métier qui sera mis en avant est celui de legal operations officer au sein de la direction de la commande publique.

La direction juridique de la commande publique est aujourd’hui un business partner car elle s’inscrit dans une démarche stratégique. C’est pourquoi elle doit être un acteur clé de l’innovation. Pour accompagner les directions juridiques dans toutes leurs démarches de transformation, une nouvelle fonction est apparue : le legal operations officer.

Les postes de legal operations manager, legal officer, office manager sont de plus en plus nombreux. Ce rôle vient du monde anglo-saxon. Un tel poste démontre la volonté concrète de la direction juridique de rationaliser et d’optimiser tant ses ressources que ses process. Que fait exactement ce legal officer au quotidien ? En quoi est-il si indispensable ? Quelle est sa formation ? Est-ce même un juriste ?

I- La définition du métier  » legal operations officer »

Le terme « legal operations » ou « legal officer » est de plus en plus utilisé mais beaucoup ne savent pas encore exactement ce dont il s’agit, ni ce qu’il recouvre précisément.

Le legal operations officer permet aux directions juridiques d’être plus efficaces, plus performantes et plus visibles dans les organisations.

Ils ont vocation à occuper un rôle important qui correspond à un niveau d’expertise supérieur en réalisant des tâches complexes de gestion administrative.

II- Les catégories de legal operations officer au sein de la commande publique

On peut les regrouper dans plusieurs catégorie :

Première catégorie : la planification stratégique avec le directeur juridique

Le legal officer fixe les priorités stratégiques en fonction des besoins du département juridique. Il créé des indicateurs de performance pour permettre au directeur juridique de mieux piloter son activité. il examine le nombre de contrats générés par les juristes, le nombre de requête répétitives ainsi que le nombre de dossiers qui leurs sont confiés.

Deuxième catégorie : la gestion de projets

Le legal operations pilote des projets comme la mise en place d’un logiciel pour faciliter la procédure administrative des contrats de marchés publics. Une fois les besoins identifiés, il met en place la bonne solution de Contract management.

Le legal officer s’implique dans des projets afin d’améliorer l’organisation au sein du département juridique. Il peut s’agir d’un groupe de travail pour l’amélioration des process, d’un groupe de travail pour la refonte du serveur etc.

L’intérêt est d’accélérer la notification des contrats et de réduire les risques contractuels. Le legal operations coordonne le projet avec toutes les parties prenantes : service informatique, achats, marketing etc.

Troisième catégorie : la gestion des ressources humaines (correspondant RH)

Cette catégorie regroupe tous les legal officer qui savent communiquer au sujet de la politique RH de la direction juridique. ll impulse une équipe motivée et reconnue. Il repère les besoins en formation et il fait évoluer les juristes vers d’autres domaines.

Quatrième catégorie : la gestion des connaissances et de l’information

Le legal operations favorise la diffusion de la culture juridique et la mise en commun du savoir juridique. Ce qui permet de décloisonner les silo au sein de la direction juridique.

Il dispose pour cela d’outils collaboratifs comme les réseaux sociaux, les plateformes de partage et de documents, les comités éditoriales qui rendent accessibles toutes les informations.

Cinquième catégorie : la communication et la visibilité

Le legal operations élabore la communication interne de la direction juridique. Elle devient alors plus visible et donc mieux positionnée en référencement.

Par exemple, le legal opérations peut créer un intranet juridique, une newsletter mensuelle, des quizz, des chatbots et proposer des formations juridiques plus ludiques. Le legal operations promeut l’utilisation du legal design pour construire une communication claire, impactante et engageante.

III- Les missions du legal operations officer au sein de la direction de la commande publique

Au sein de la direction juridique, le legal operations officer est chargé des aspects organisationnels, de la gestion administrative et juridique des contrats de celle-ci.

Fort d’un rôle transverse, il est le carrefour des relations entre la direction de la commande publique et les directions opérationnelles avec lesquelles celle-ci a vocation à travailler. Son rôle sera de s’assurer de l’harmonisation des procédures internes, de la fluidité de celle-ci et de leur simplicité pour les juristes au quotidien.

Sa mission va plus loin puisqu’il assistera également la direction juridique dans sa transformation numérique. En effet la simplification des process et workflows peut notamment passer par le recours à des outils digitaux toujours plus nombreux sur le marché. Il travaillera de façon étroite avec le responsable de l’innovation ou avec le département informatique chargé d’assurer la transformation digitale des directions.

Ensemble, ils pourront convenir de mettre en place un ou plusieurs logiciels proposés sur le marché ou construire en interne leur propre solution sur-mesure.

Enfin, il pourra travailler étroitement avec la direction des ressources humaines sur les problématiques organisationnelles de ses équipes, les besoins en terme de recrutement et de rétention de talents, ainsi qu’avec la direction de la communication afin de faire rayonner l’influence de la direction juridique.

Au sein de la procédure des marchés publics, il intervient à l’ouverture des plis afin de procéder à la rédaction du procès verbal d’ouverture des plus. Ensuite, il intervient pour rédiger et envoyer les courriers d’offres non retenues. Enfin, il procède à l’envoi du courrier d’attribution du marché, la notification du marché et au rassemblement des pièces du marché pour le contrôle de légalité.

IV- Le legal operations officer indispensable au sein de la direction de la commande publique

Maillon essentiel au sein de la direction juridique, le legal operations officer est l’interface entre les juristes et les directions opérationnelles. Il doit savoir s’adapter avec flexibilité aux changements de priorités du business tout en connaissant intimement les rouages de la direction juridique, ses process et ses modalités organisationnelles. Il s’agira souvent d’un juriste de formation et d’expérience ayant une vision globale du métier et de sa pratique. Organisé, pragmatique et très orienté vers la solution de problèmes, le legal operations officer est aussi un bon communiquant.

Publié par Anne-B

Juriste/ Blogueuse/Musicienne

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